AIによる問い合わせ内容の自動分析・分類、緊急度判定、緊急度に応じた返信を行う仕組み。24時間365日の一次対応を支える構成とした
GPTを活用して問い合わせ内容を自動分析・分類し、緊急度判定、返信生成、複数宛先への自動送信までを一連で処理する構成。スプレッドシートベースで設定を管理し、非技術者でも運用しやすい形にした。
HTMLフォーム、Dify、Google Apps Script、Google スプレッドシート、Gmail を連携し、 問い合わせ受付から分析、返信、記録までを役割ごとに分けて構成した。 機能を分割することで、保守や仕様変更に対応しやすい構成とした。
手動での問い合わせ確認・分類により、緊急案件の見落としが発生
定型的な問い合わせにも個別対応が必要で、人的リソースを圧迫
問い合わせから初回回答までに時間がかかり、顧客の不満が蓄積
担当者によって回答内容や対応速度に差が生じる
営業時間外の緊急問い合わせに迅速に対応できない
AIが自動生成した返信メールの例。問い合わせ内容に基づいて調整した内容を生成。
応答開始までの時間を短縮
一次対応の工数を削減
処理可能件数の拡張
問い合わせ受信から3分以内（目安）
顧客情報に基づく最適化返信
営業時間外も自動応答
一次対応にかかる負荷を軽減
送信漏れや対応抜けを抑制
一次メールの管理工数削減
理論上無制限の問い合わせ処理
外部サービス間で異なる項目名や受け渡し形式を吸収できるように調整
電話番号などの扱いをそろえ、連携時の不整合を防止
処理状況を追跡しやすいようにログ出力を整理
各処理単位で確認しやすいようにテスト用の実行手段を用意
非同期処理、API連携、エラーハンドリング
レスポンシブデザイン、UX最適化
クラウドベース開発、Gmail API活用
効果的なAI指示設計
AIタスクの最適な分割・連携